Das Aufkommen neuer Sanktionen zwingt die Unternehmen dazu, ihre bisherige Vorgehensweise bei der Analyse der Geschäftspartner zu ändern. Damit diese jedoch wirklich von Nutzen ist, muss sie umfassend und gründlich durchgeführt werden. Andernfalls kann sie zu falschen Schlussfolgerungen führen und ein falsches Gefühl der Sicherheit vermitteln, wie die folgenden Beispiele zeigen.
Seit dem russischen Angriff auf die Ukraine und der Einführung von immer mehr Sanktionspaketen gegen Russland und Weißrussland werden wir zunehmend gefragt, wie man eine Organisation gegen Sanktionsrisiken absichern kann.
Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass Sanktionen kein neuer Mechanismus sind und schon seit Jahrzehnten angewendet werden. Für viele Unternehmer ist dies jedoch ein völlig neuer Bereich. Sie verfügen nicht über die richtigen Instrumente, um sich darin effizient zurechtzufinden. Bisher haben sich vor allem Finanzinstitute, d.h. verpflichtete Institute im Sinne des AML/CFT-Gesetzes, mit dem Thema Sanktionen befasst. Für sie sind die neuen Sanktionen nicht ungewöhnlich. Die Banken verfügen über ausgefeilte Prozesse, geschultes Personal und spezialisierte Instrumente und wissen mehr über die Parteien einer Transaktion als die Händler selbst.
Die Unternehmen sind für das Management des Sanktionsrisikos nicht so gut gerüstet, weil sie bisher weitgehend keine Notwendigkeit dazu hatten. Wenn Unternehmen erwägen, eine Geschäftsbeziehung einzugehen, prüfen sie in der Regel die Zuverlässigkeit der Gegenpartei aus geschäftlicher Sicht - ob die Gegenpartei ihren Verpflichtungen pünktlich nachkommen, zahlen oder die richtigen Waren liefern wird. Heutzutage sind die Unternehmen nicht bereit, systematisch detaillierte Daten über Geschäftspartner zu sammeln, Sanktionslisten zu führen und diese auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Unternehmen beschäftigen in der Regel keine Mitarbeiter mit Sanktionserfahrung und verfügen auch nicht über Verfahren für den Umgang mit einer solchen Eventualität. Bisher war dieses Risiko für sie nicht so wichtig, aber plötzlich ist es in sehr kurzer Zeit eingetreten. Hinzu kommt, dass sich dieser Zustand nicht schnell ändern lässt.
Infolgedessen sind die Unternehmer vier Hauptrisiken ausgesetzt:
1. dem Risiko, mit einem Unternehmen Geschäfte zu machen, das sanktioniert ist
2. dem Risiko, mit einem Unternehmen Geschäfte zu machen, das von einer oder mehreren sanktionierten Personen kontrolliert wird
3. dem Risiko, Geschäfte mit einem Unternehmen in einem sanktionierten Gebiet oder Sektor zu machen
4. dem Risiko des Handels mit einer sanktionierten Ware
Wie kostspielig kann die Nichteinhaltung von Sanktionen sein?
Unternehmen, die sich nicht an die Sanktionen halten, sind messbaren finanziellen Risiken ausgesetzt. Die Risiken sind vielfältig. Das erste ist das Geschäftsrisiko, das mit der Möglichkeit verbunden ist, dass eine Bank Gelder einfriert, die aus Transaktionen mit einer sanktionierten Einrichtung stammen. Dieses Risiko gilt sowohl für Lieferanten- als auch für Kundenbeziehungen. Die Bank kann sowohl die Gelder für eine von einem sanktionierten Kunden erbrachte Dienstleistung oder übertragene Ware einfrieren als auch den Händler daran hindern, den Lieferanten für von ihm gekaufte Waren zu bezahlen.
Das Geschäftsrisiko ist nur eines der Risiken. Es gibt finanzielle Strafen für Verstöße gegen Sanktionen, in Polen bis zu 20 Millionen PLN. In einigen EU-Ländern ist die Nichteinhaltung eines Embargos sogar strafbar. Die Verletzung von Sanktionen birgt auch ein Reputationsrisiko, das verheerende Folgen für eine Organisation haben kann.
Wie lässt sich das Risiko von Sanktionen verringern?
Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um das Risiko der Nichteinhaltung von Sanktionen zu verringern. Es lohnt sich, damit zu beginnen, die Mitarbeiter des Unternehmens zu sensibilisieren - die Abteilungen Einkauf und Verkauf, Finanzen und Logistik spielen hier eine Schlüsselrolle. Sie sind die Personen, die über die wichtigsten Kenntnisse im Hinblick auf Sanktionsrisiken verfügen. Sie wissen, mit welchen Waren das Unternehmen handelt, mit welchen Unternehmen es zusammenarbeitet und wer die Zahlungsempfänger sind. Der Händler sollte seine Lieferkette gut kennen, wissen, wohin die Produkte des Unternehmens gehen, woher er Waren für die Produktion oder den Weiterverkauf bezieht. Er sollte den Zweck der von ihm verkauften Waren und ihre rechtliche Einordnung kennen. In der Praxis zeigt sich, dass nicht alle Händler über diese Kenntnisse verfügen.
Besondere Schwierigkeiten ergeben sich im Zusammenhang mit Sanktionen gegen so genannte Güter mit doppeltem Verwendungszweck, d. h. Güter, die sowohl zivil als auch militärisch genutzt werden. Unternehmen, die mit militärisch nutzbaren Gütern handeln, sind sich dieser Verpflichtungen durchaus bewusst. Bei Gütern mit doppeltem Verwendungszweck handelt es sich jedoch nicht nur um Waffen. Nicht selten handelt es sich dabei um Güter, die überwiegend im zivilen Bereich verwendet werden. Manchmal ist den Händlern nicht bewusst, dass sie mit Gütern mit doppeltem Verwendungszweck handeln. Die Sanktionen gegen den Handel mit Russland umfassen auch eine breite Palette von Gütern, die mit der Raffinerie- und der Luft- und Raumfahrtindustrie zusammenhängen, aber auch Luxusgüter - diese sind sehr weit gefasst und können unter bestimmten Bedingungen auch bestimmte Alltagsgegenstände wie Kleidung, Telefone, Möbel, Unterhaltungselektronik oder Lebensmittel umfassen.
Der nächste Schritt besteht darin, zu analysieren, was das Unternehmen über seine Geschäftspartner weiß - ob deren Eigentumsverhältnisse bekannt sind, wo das Unternehmen registriert ist und ob die Lieferungen von dort kommen. Es ist nicht unüblich, dass Unternehmen aus den ehemaligen Sowjetrepubliken Vertretungen in den baltischen Staaten haben. Diese Unternehmen scheinen glaubwürdig, sind in der Europäischen Union registriert und sehen auf den ersten Blick unbedenklich aus. Steueroasen hingegen verfügen über Mechanismen, mit denen die Identität der wahren Eigentümer innerhalb von Briefkastenfirmen effektiv verschleiert werden kann, z. B. durch die Eintragung des Unternehmens als so genannte „nominierte Aktionäre“ und die Entsendung so genannter „nominierter Direktoren“ zur Leitung des Unternehmens. Einige britische Personengesellschaften (LLP - limited liability partnership und LP - limited partnership) weisen ähnliche Merkmale auf. Es lohnt sich außerdem zu prüfen, ob zu den Geschäftspartnern Unternehmen aus den baltischen Staaten, Steuerparadiesen oder dem Vereinigten Königreich gehören. Es lohnt sich zu prüfen, ob es Situationen gibt, in denen Sie die Zahlung nicht direkt von der Gegenpartei, sondern von einem anderen Unternehmen erhalten. Es empfiehlt sich dann herauszufinden, warum dies der Fall ist.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen über Daten verfügen, mit denen sie das Risiko des Handels mit einem sanktionierten Gebiet mindern können. Beispielsweise sollte die Logistikabteilung über Informationen darüber verfügen, woher die Waren stammen. Es ist ratsam, das Potenzial dieser Daten im Zusammenhang mit Sanktionsrisiken auszuschöpfen. Der geografische Aspekt kann eine besondere Herausforderung darstellen, wenn es um eine komplexe Kette von Verkäufen und Zwischenhändlern geht. In einer solchen Situation weiß der Händler möglicherweise nicht, wo die von ihm verkauften Waren letztendlich landen. Für einen Händler ist es oft schwierig, die gesamte Lieferkette zu durchschauen.
Wissen wir, wer die Gegenpartei wirklich ist?
Die Durchführung einer vollständigen Überprüfung der Gegenpartei erfordert die Identifizierung der wirtschaftlichen Eigentümer, d. h. der Person(en), die letztendlich die Kontrolle über das Unternehmen ausüben oder es besitzen. In unserer Arbeit werden wir regelmäßig mit Situationen konfrontiert, die deutlich zeigen, dass ein Sanktionsscreening nur dann sinnvoll ist, wenn es umfassend und gründlich durchgeführt wird. Eine oberflächliche Prüfung, ob mit einem Unternehmen verbundene Personen und Einrichtungen auf Sanktionslisten stehen, ist unzureichend und kann ein falsches Gefühl der Sicherheit vermitteln.
Der Fall eines Unternehmens, das uns bat zu prüfen, ob die Zusammenarbeit mit einem seiner Geschäftspartner, einer in einem der baltischen Länder registrierten Handelsvertretung, Sanktionsrisiken birgt, ist ein gutes Beispiel dafür. Das Unternehmen war sich bewusst, dass die Transaktionen mit dieser Einheit Waren russischen Ursprungs betrafen, und führte daher eine einfache Überprüfung durch, bei der sich herausstellte, dass die Repräsentanz nicht direkt auf den Sanktionslisten stand.
Bei näherer Betrachtung der gesamten mehrstufigen Eigentümerstruktur, die eine Reihe russischer Unternehmen, zypriotische Unternehmen und ein Unternehmen von den Britischen Jungferninseln umfasste, stellten wir jedoch fest, dass der tatsächliche Begünstigte jemand war, der kürzlich auf der Sanktionsliste stand. Dies war jedoch keine einfache Aufgabe. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Informationen über die Eigentumsverhältnisse nur unzureichend verfügbar sind, insbesondere bei Unternehmen, die in Steuerparadiesen registriert sind. Es lohnt sich dann, die Gegenpartei um die entsprechenden Dokumente oder Informationen zu bitten. Wenn wir von der Gegenpartei keine Antwort auf eine solche Anfrage erhalten, kann auch dies eine wertvolle Information sein. Es ist sehr wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass der Schein trügen kann und dass ein solches Unternehmen möglicherweise nur eine Fassade ist.
Verschiedene Quellen für Sanktionen
Sobald wir festgestellt haben, dass eine Gegenpartei auf Sanktionslisten steht, ist es wichtig zu wissen, auf welchen und warum.
Wir hatten einen Fall, in dem wir die Eigentumsverhältnisse eines polnischen Lieferanten analysierten, dessen Eigentümer, ein in Asien registriertes Unternehmen, von der Ukraine sanktioniert wurde. Dieses Unternehmen tauchte auf keiner anderen Sanktionsliste auf. Gleichzeitig stand keiner der wirtschaftlichen Eigentümer auf einer Sanktionsliste. Im Laufe der weiteren Analyse stellten wir fest, dass das Unternehmen im Jahr 2021 auf der ukrainischen Sanktionsliste landete, weil es sich trotz zahlreicher Mahnungen der Ukraine weigerte, seine kommerziellen Aktivitäten in der Region Krim einzustellen, wo das Unternehmen bereits lange vor 2014 tätig war. Als Ergebnis dieser Analyse haben wir festgestellt, dass der Eintrag auf der Sanktionsliste daher nicht mit der aktuellen Situation in Verbindung gebracht werden kann. Das bedeutet natürlich nicht, dass Unternehmen die ukrainischen Sanktionen ignorieren sollten, aber es lohnt sich immer zu wissen, warum ein Unternehmen auf der Sanktionsliste steht, und sich der formalen und reputationsbezogenen Folgen einer Nichteinhaltung bewusst zu sein.
Tatsachenfeststellung allein reicht nicht aus
Leider führen Analyse und Überprüfung allein nicht immer zu schlüssigen Ergebnissen. Die Krönung des gesamten Prozesses sollte eine rechtliche Analyse des Sachverhalts sein. Auch hier können Organisationen auf eine Reihe von Herausforderungen stoßen.
In einigen Fällen kann bereits die Feststellung des rechtlichen Status Schwierigkeiten bereiten. Es ist nicht immer offensichtlich, wann genau die Vorschriften in Kraft waren. Es kommt vor, dass morgens eine Ankündigung neuer Sanktionen gemacht wird, während die Rechtsvorschriften selbst erst abends veröffentlicht werden, noch dazu mit der Information, dass die Sanktionen heute in Kraft treten.
Es kann auch eine Herausforderung sein, neue Verordnungen schnell zu analysieren. Mit Verordnungen werden meist Änderungen an bestehenden Verordnungen eingeführt, und um die Bedeutung neuer Bestimmungen richtig zu verstehen, muss man sie im Kontext der Gesamtheit einer bestimmten Verordnung analysieren.
Es gibt auch Auslegungsprobleme in Bezug auf die Frage, welche Handlungen sanktioniert werden. Wir wurden mit einem Fall konfrontiert, in dem es um die Unterstützung bei der Zahlungsabwicklung (aufgrund von Beschränkungen des Auslandszahlungsverkehrs) für eine Transaktion ging, die vor der Einführung der Sanktionen abgeschlossen wurde. Es stellte sich heraus, dass eine solche Handlung auch verboten sein könnte, weil sie eine finanzielle Unterstützung für eine sanktionierte Einrichtung darstellen könnte.
Auch Sanktionsbestimmungen, die den Verkauf von Gütern „zur Verwendung in Russland“ verbieten, bereiten Auslegungsprobleme. Oft ist es schwierig oder sogar unmöglich, den vollständigen Sachverhalt zu ermitteln. In solchen Situationen stellt sich die Frage, wie weit ein Händler gehen sollte, um seine Sorgfaltspflicht bei der Überprüfung der Transaktionskette und der Gegenpartei selbst zu erfüllen.
Zusammenfassung
Es ist von entscheidender Bedeutung, jedes Mal alle sanktionsrelevanten Aspekte einer Situation zu verstehen. Es ist nützlich zu wissen, warum und wann eine Gegenpartei auf einer Sanktionsliste gelandet ist, und sich der formalen und rufschädigenden Konsequenzen bewusst zu sein, denen ein Unternehmen ausgesetzt sein kann. Jeder Fall erfordert eine Einzelfallbetrachtung der Situation und eine rechtliche Analyse.
Rechtlicher Stand: 21. Juli 2022.
„Management des Risikos der Verletzung von Wirtschaftssanktionen“ war das Thema des Compliance-Ausschusses der AHK Polen im März und Juni 2022.
Autor:
Michal Piekarczyk (Manager bei EY Polen, Abteilung Betrugsrisikomanagement)
Koautoren:
Tomasz Dyrda (Partner bei EY Polska, Abteilung für Betrugsrisikomanagement),
Jarosław Grzegorz (Associate Partner bei EY Polska, Abteilung Betrugsrisikomanagement),
Zbigniew Grzegorz Pindel (Associate Partner, Rechtsberater bei EY Law),
Sławomir Czajka (Partner bei EY Polska, Abteilung Indirekte Steuern)
